Một danh mục địa phương không phải hồ sơ dân cư
Danh mục đơn vị hành chính gắn mã với các đơn vị và thời điểm áp dụng của danh mục. Số định danh cá nhân gắn với công dân; thông tin nơi đăng ký khai sinh hoặc giấy tờ lịch sử còn có bối cảnh riêng. Không dùng một bảng mã địa phương hiện tại để tự sửa, tạo lại hoặc diễn giải đầy đủ số định danh của người khác.
Hai cấp mã có quy tắc riêng
Quyết định 19/2025/QĐ-TTg quy định mã cấp tỉnh và cấp xã trong danh mục. Mã xã không phải cách ghép đơn giản bằng mã tỉnh với vài chữ số bổ sung để người dùng tự suy. Quan hệ đơn vị cần được đối chiếu qua danh mục và thời điểm áp dụng. Giữ mã dưới dạng chuỗi để không làm mất số 0 đầu.
Vì sao hồ sơ cũ có thể khác tên hiện tại?
Địa danh và đơn vị quản lý có thể đổi theo các quyết định sắp xếp. Khi đọc giấy tờ đã lập trước đó, hãy giữ cả tên ghi nhận lúc lập hồ sơ và tên hiện tại được cơ quan quản lý đối chiếu. Việc thấy tên cũ không tự chứng minh giấy tờ giả hoặc mã sai; việc có tên mới cũng không cho phép tự sửa bản gốc.
Cách đối chiếu một địa phương
Xác định ngày cần tra cứu, cấp đơn vị, tên đầy đủ và nguồn danh mục. Kiểm tra quan hệ với đơn vị cấp trên bằng dữ liệu nguồn, không chỉ tiền tố mã. Khi gặp hai bản dữ liệu khác nhau, ghi rõ thời điểm và phạm vi trước khi ghép bảng. Nếu thủ tục đang yêu cầu mã nơi đăng ký khai sinh, hỏi cơ quan tiếp nhận danh mục nào được sử dụng.
Giới hạn của bảng mã tại website
Bảng hiện có 6 bản ghi mẫu đã dẫn nguồn, không phải toàn bộ danh mục hành chính. Một mã không xuất hiện ở đây chưa thể bị kết luận là không tồn tại. Website không phân tích số định danh để suy nơi sinh hoặc nơi cư trú; với hồ sơ cá nhân, thực hiện đối chiếu theo kênh được phép của cơ quan quản lý.