Số định danh hàng hóa là gì? Cách lấy trên hệ thống hải quan

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, số định danh hàng hóa là mã số do hệ thống khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS, phần mềm khai báo như ECUS5) sinh ra cho từng tờ khai/lô hàng, dùng để định danh và theo dõi xuyên suốt quá trình khai báo, phân luồng, thông quan. Đây là khái niệm hoàn toàn khác với "số định danh cá nhân" của công dân — cùng dùng từ "định danh" nhưng thuộc hai lĩnh vực quản lý khác nhau (hải quan hàng hóa và quản lý dân cư).

1. Số định danh hàng hóa dùng để làm gì?

• Theo dõi trạng thái xử lý của một lô hàng/tờ khai trong toàn bộ chuỗi khai báo hải quan điện tử.
• Đối chiếu, tra cứu nhanh khi có yêu cầu bổ sung hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa từ cơ quan hải quan.
• Liên kết dữ liệu giữa doanh nghiệp khai báo, đơn vị vận chuyển (forwarder) và cơ quan hải quan.

2. Cách lấy số định danh hàng hóa trên ECUS/VNACCS

1. Đăng nhập phần mềm khai báo hải quan điện tử (ECUS5 hoặc phần mềm tương đương đã kết nối VNACCS/VCIS).
2. Nhập đầy đủ thông tin tờ khai: thông tin doanh nghiệp, mã HS hàng hóa, số lượng, trị giá, phương thức vận chuyển…
3. Sau khi truyền tờ khai thành công lên hệ thống Tổng cục Hải quan, hệ thống sẽ phản hồi số tờ khai kèm số định danh hàng hóa (tùy phiên bản phần mềm, có thể hiển thị dưới tên "số định danh", "reference number" hoặc "mã tờ khai tham chiếu").
4. Doanh nghiệp lưu lại số này để tra cứu tình trạng xử lý hoặc cung cấp cho đơn vị vận chuyển, đại lý hải quan khi cần đối chiếu.

3. Phân biệt số định danh hàng hóa với các mã số khác trong khai báo hải quan

4. Lưu ý khi thao tác trên hệ thống

Doanh nghiệp mới bắt đầu khai báo hải quan điện tử nên làm việc với đại lý hải quan hoặc bộ phận IT nội bộ để cấu hình đúng phần mềm ECUS/VNACCS, tránh sai sót khi truyền tờ khai gây chậm trễ thông quan. Với hàng xuất/nhập khẩu qua đường hàng không (hàng air), cần lưu ý số định danh hàng hóa có thể cần đối chiếu thêm với số vận đơn (HAWB/MAWB) do hãng vận chuyển cấp.